Pessoas certas, nos lugares certos

Aumentar o desempenho da empresa e entregar bons resultados é o desejo e o objetivo de qualquer líder. E isso é algo esperado de qualquer área que atua dentro das organizações. Mas, para que o desempenho aconteça, é preciso que tenhamos as pessoas certas, nos lugares certos. Precisamos de uma equipe comprometida e engajada com os desafios da empresa.

É aí que se torna tão importante o processo de recrutamento e seleção: atrair e identificar os melhores candidatos a se tornarem colaboradores em sua empresa. Aqui na Fama Desenvolvimento Humano nós acreditamos que o processo de Recrutamento e Seleção é bastante importante para reforçar o Employee Experience e o Employer Branding da sua empresa. É nessa fase que as pessoas têm os primeiros contatos com a sua empresa e, quando o processo de Recrutamento e Seleção é bem conduzido, a pessoa que participou do processo pode se tornar uma grande promotora da sua marca.

Mas como realizar um bom processo de Recrutamento e Seleção?

A condução de um bom processo seletivo deve seguir alguns passos. Precisamos ter em mente que o processo seletivo inicia já antes de se abrir a vaga para o mercado e termina três meses depois da contratação da pessoa selecionada. O processo começa já na identificação da necessidade de uma nova contratação, quando o gestor percebe que precisa de mais alguém para dar conta das demandas na sua área e na empresa. E podemos considerar o término do processo de Recrutamento e Seleção só quando o colaborador completa o seu período de experiência na empresa, que no Brasil é de três meses.

Para ilustrarmos e facilitarmos o seu entendimento desse processo, preparamos um fluxo do processo de Recrutamento e Seleção:

Mas pode respirar com tranquilidade que vamos falar sobre cada uma dessas etapas a seguir. Só achamos importante trazermos o fluxo do processo de Recrutamento e Seleção para que você percebesse a complexidade e a importância de um bom processo seletivo.

Vamos lá?

Identificação da necessidade de contratação de uma nova pessoa para a equipe

Entendemos que o processo de Recrutamento e Seleção se inicia quando gestores percebem que precisam trazer uma nova pessoa para a equipe. Perceba que essa fase é bastante anterior à fase de divulgação da oportunidade. Gestores identificam essa necessidade quando percebe que a sua área está sendo mais demandada do que a capacidade que ela possui de entregar, quando precisa substituir alguma pessoa que se ausentou e/ou quando a empresa está com um plano de crescimento já desenhado e quer preparar as suas equipes para isso.

(Geralmente é a primeira opção que acontece, né? 😂)

Identificando essa necessidade, muitas vezes é preciso passar por algumas etapas de aprovação interna nas empresas para, então, dar sequência no processo e, de fato, abrir o processo de Recrutamento e Seleção.

Abertura do Processo Seletivo

Depois de obter sucesso nas aprovações para a nova contratação, a empresa e/ou gestores formalizam a abertura do processo de Recrutamento e Seleção. Ou com seu RH interno ou com alguma empresa parceira que conduz esse processo, como a Fama Desenvolvimento Humano, por exemplo.

Algumas empresas possuem um processo automatizado de aprovações e de abertura do processo e outras o fazem formalizando por e-mail mesmo. Mas a formalização do processo de Recrutamento e Seleção é bastante importante para as áreas de Recursos Humanos. Só assim as áreas poderão saber que poderão dar início ao processo seletivo, em alinhamento com a organização e líderes.

Levantamento do perfil com gestores

A fase de levantamento de perfil que se espera para a oportunidade por parte de gestores e pela empresa é de extrema importância. Muitas vezes ignorada pelas áreas de RH e empresas de Recrutamento e Seleção.

É nessa fase em que “bateremos” as informações da job description com as necessidades reais da área. Inclusive é um bom momento para se rever as descrições de cargos. Nesse momento, levantam-se informações de atividade, responsabilidades e habilidades e competências que as pessoas candidatas deverão apresentar para ocupar a posição.

Outro aspecto extremamente importante nesse levantamento é o entendimento da cultura organizacional e da cultura da área. Isso poderá ser decisivo da identificação da pessoa ideal para a posição.

Divulgação da Oportunidade

Parece lógica essa etapa, né?

Mas a destacamos porque acreditamos que o Employee Experience pode começar já nessa etapa. A experiência das pessoas que têm a intenção de se candidatarem pode ser muito positiva, mas também pode ser muito negativa. Por isso é bastante importante termos um nível elevado de cuidado quando vamos divulgar uma oportunidade.

“Desenhe” uma divulgação que se torne cativante para as pessoas que você quer atrair. Fale um pouco da sua empresa e como é trabalhar nela. Valorize os pontos fortes da sua empresa e deixe o mais claro possível aquilo que se espera da pessoa ideal para a posição. Exponha, também, quais são os benefícios que essa pessoa terá no caso de ser contratada. Aqui vale todos os benefícios mesmo. Os de motivação intrínseca e os de motivação extrínseca.

Dessa forma, as pessoas terão clareza e poderão decidir sobre a sua candidatura ao processo de Recrutamento e Seleção para a oportunidade.

Identificar os melhores lugares para se divulgar a sua oportunidade também é importante. Deve-se entender quem será esse público e de que forma o público busca por oportunidades. Também é importante conhecer da cultura organizacional para identificar os canais de divulgação. Minha empresa permite-se se expor nas redes sociais? Divulgar essa oportunidade em jornais impressos fortalecerá ou enfraquecerá a cultura da minha empresa?

Recebimento e Triagem de currículos

A fase de recebimento e triagem de currículos geralmente é bastante trabalhosa, uma vez que o volume de currículos recebidos pode ser bastante grande.

Sua empresa pode receber os currículos das pessoas candidatas por meio de softwares (existem vários no mercado), por e-mail ou de forma física (que está cada vez mais em desuso).

A triagem deve ser realizada com muita atenção. Nessa fase é preciso se ater a todos os detalhes expostos pela pessoa candidata à posição, verificando se estão de acordo com o que é esperado na descrição da oportunidade. As informações que precisamos verificar são formação acadêmica, experiências profissionais, idiomas e local de residência, por exemplo. Se o candidato colocou outras informações que te auxiliarão no processo de Recrutamento e Seleção e nas entrevistas, destaque e guarde consigo.

Contato prévio com as pessoas pré-selecionadas na fase de triagem

A indústria 4.0 é uma realidade mundial. No “mundo do RH” isso não é diferente. Contudo acreditamos que, conforme exposto por Cesar Rossi, CEO do Grupo BWG, é a área de Recursos Humanos que tem responsabilidade de realizar as conexões humanas.

Apesar de vermos que muitas empresas estão adotando um processo de Recrutamento e Seleção 100% online, entendemos e percebemos que o contato prévio com as pessoas candidatas traz mais segurança e humaniza o processo, deixando-o mais rico do ponto de vista de informações para a entrevista.

Nesse contato, você poderá checar a pretensão salarial, tirar alguma dúvida que eventualmente tenha com relação às atividades profissionais e/ou formação acadêmica. Poderá “sentir” o nível de motivação da pessoa candidata já no telefone ou e-mail. Não perca essa rica oportunidade.

Entrevista com as pessoas pré-selecionadas na triagem e contato prévio

Essa é a etapa que mais gostamos de conduzir por aqui.

Na entrevista, temos a oportunidade de conhecer as pessoas verdadeiramente e conversarmos sobre as suas experiências, vivências, ambições e possíveis contribuições.

Orientamos que a entrevista seja conduzida no modelo de entrevista por competências, adaptando a sua entrevista e a sua linguagem à oportunidade e às pessoas com as quais está conversando.

Lembre-se de que o respeito e a empatia devem imperar nesse contato com as pessoas candidatas às suas oportunidades.

Aplicação de testes psicológicos e de avaliação de perfil

Os testes psicológicos e as ferramentas de avaliação de perfil podem ser grandes aliados do seu processo de Recrutamento e Seleção. Eles trazem informações importantes sobre como as pessoas que estão participando do processo preferem (ou tendem a) se comportar em diversas situações.

Lembramos que a aplicação de testes e ferramentas devem ser um processo complementar do processo de Recrutamento e Seleção e não substituem a fase de entrevista.

Os testes e ferramentas podem ser aplicados antes e/ou depois do processo de entrevista. Sugerimos a aplicação apenas naquelas pessoas que foram aprovadas na fase de entrevista. Isso traz economia para a empresa e maior rapidez no processo.

Lembramos, também, que os testes psicológicos podem ser aplicados apenas por profissionais que possuem a formação em Psicologia e estão devidamente registrados no Conselho de Psicologia. Importante ressaltar que qualquer pessoa tem o direito de receber um feedback dos instrumentos utilizados durante o processo de Recrutamento e Seleção. Então, tenha segurança de que poderá dar a devolutiva caso seja solicitada pela pessoa que foi submetida ao processo de testagem.

Confecção dos pareceres

Os pareceres são documentos que evidenciam as percepções e constatações obtidas durante o processo de Recrutamento e Seleção. Principalmente das etapas de Entrevista e Aplicação de testes e Ferramentas de Avaliação de Perfil. Esse documento pode ser construído de forma a evidenciar competências apresentadas pelas pessoas pré-selecionadas. Além disso pode, e deve, trazer informações de formação, idiomas e tempo de experiência profissional, por exemplo.

Isso facilita a análise por parte dos gestores.

Mas uma coisa bastante importante de se evidenciar é a recomendação por parte da pessoa que entrevista, respondendo à seguinte pergunta: Por que essa pessoa deve continuar no processo de Recrutamento e Seleção para a posição “x”? Envio dos pareceres para gestores/RH da empresa

Bem. Se eu escrevi os pareceres, eu preciso enviar, né? Isso é óbvio!

Sim…. Concordamos que isso é óbvio sim. Mas destacamos essa fase como uma etapa porque ela é bastante importante de você registrar nos seus processos internos. Principalmente se o tempo do processo de Recrutamento e Seleção é um dos indicadores acompanhados pela área de Recursos Humanos.

Registrar a data em que os pareceres foram enviados para as áreas e gestores e quando eles responderam a esses pareceres é importante quando você precisar justificar o tempo de processo.

Muitas vezes as áreas precisam congelar o processo por um tempo e ter essa informação é importante para os seu acompanhamento de indicadores.

Entrevistas com gestores/RH

Atenção! Essa etapa não pode ser pulada em hipótese alguma.

É muito importante que gestores entrevistem os candidatos e que tomem a decisão de quem quer selecionar. Afinal de contas, essas pessoas que estão sendo entrevistadas trabalharão com esses gestores. Além disso, é uma oportunidade de as pessoas que se candidataram conhecerem as lideranças com as quais, se selecionadas, trabalharão.

Orientamos que essa etapa seja feita por um comitê de seleção, em que diversos gestores e possíveis futuros colegas participem das entrevistas. Assim mais pessoas que trabalham na empresa podem contribuir com o processo de Recrutamento e Seleção. E, ainda, possibilitamos às pessoas que estão participando como candidatas desse processo possam conhecer as diferentes visões de quem já atua na empresa.

Todos saem ganhando.

Seleção da pessoa

Ufa. Enfim chegamos na fase em que, finalmente, escolhemos uma pessoa para integrar ao time.

Essa fase é de muita alegria para todas as pessoas envolvidas, mas ainda não é o fim do processo de Recrutamento e Seleção.

Nessa fase, orientamos que se formalize com as lideranças o nome da pessoa selecionada e que seja anotada a data em seus controles para fins de indicadores.

Envio da proposta para a pessoa selecionada

Essa também é uma etapa que adoramos. Dar um retorno positivo é realmente uma atividade satisfatória.

Nós gostamos de ligar para a pessoa selecionada e dar essa notícia por telefone. Às vezes por vídeo, porque é muito bacana vermos a reação das pessoas (mas nunca esqueça de perguntar se pode fazer uma ligação por vídeo, ok? Vamos pensar no bem-estar de todas as pessoas 🤣).

Depois disso, é importante formalizar isso por meio de uma carta proposta, onde constará tudo o que for relevante para a pessoa, como salário, benefícios, local de trabalho e qualquer outra informação que a sua empresa julgar relevante para o aceite da proposta.

Contratação da pessoa selecionada

Assim que recebemos o aceite da proposta que enviamos, damos início ao processo de contratação formal. E aqui é aquele processo burocrático mesmo: coleta de documentos, preenchimento de formulários, registro no sistema de pessoas, confecção do contrato de trabalho, registro na carteira de trabalho….

Aqui não há muito o que inventar, mas você pode humanizar o processo, aproximando-se ao máximo da pessoa que está sendo contratada.

Certifique-se, também, de que o seu processo de integração (ou onboarding) seja proveitoso e consistente, garantindo uma boa experiência à pessoa recém contratada.

Retorno negativo às pessoas não selecionadas

Sim. Essa não é uma tarefa gostosa de se fazer, mas é extremamente importante e respeitosa com as pessoas que participaram do processo de Recrutamento e Seleção e não foram selecionadas.

É importante que elas saibam o processo encerrou. Assim não ficam na expectativa de serem chamadas em algum momento e têm a “autorização psicológica” de seguirem suas buscas em outras empresas.

Se você tiver um feedback consistente e construtivo para oferecer, ofereça. Pode contribuir para o desenvolvimento pessoal/profissional das pessoas. Caso não tenha nada específico para falar (muitas vezes não temos mesmo), dê o retorno negativo mesmo assim, mesmo que de forma genérica. Lembrando que, nessa fase, é muito comum que as pessoas peçam feedbacks, principalmente sobre os testes pelos quais foram submetidos durante o processo.

⭐ Dica de ouro: Orientamos que o retorno negativo seja dado apenas depois do processo de contratação da pessoa selecionada acabe. Pode ser que dê algo inesperado durante o processo de contratação e você precise acionar outra pessoa que participou do processo.

Acompanhamento de 45 dias e de 90 dias

Realizar um acompanhamento de 45 dias e de 90 dias após a contratação é bastante importante. Nessas conversas podemos perceber como está sendo a adaptação de nossos novos colegas de trabalho e temos tempo de ajustar algo nesse período para que essas pessoas se adaptem. É um momento valiosíssimo para as empresas também, porque podemos aproveitar o olhar de uma pessoa que não está inserida na rotina para reavaliarmos os processos internos.

Aproveite essa oportunidade!

Fim do processo seletivo

Ufa. Agora sim. Depois de acompanharmos a trajetória nos primeiros 90 dias de contratação e termos certeza de que a pessoa selecionada será contratada no fim do seu período de experiência, é que podemos considerar o processo de Recrutamento e Seleção finalizado.

O processo de Recrutamento e Seleção é um processo complexo, que exige um acompanhamento próximo e um cuidado bastante elevado com as pessoas que se candidatam e participam do processo.

Sabemos que muitas empresas não possuem uma área dedicada para conduzir esses processos, que são de extrema importância para o sucesso das pessoas nas empresas. Por isso, a Fama Desenvolvimento Humano abriu mais esse serviço para os seus clientes.

Podemos conduzir os seus processos seletivos e podemos, também, apoiar a sua empresa na construção de uma área de Recrutamento e Seleção em sua empresa.

Para saber mais, entre em contato conosco.

Deixem-nos saber. Esse artigo foi interessante para você? De que forma esse artigo contribuiu para a sua carreira?